EXECUTIVE INFORMATION SYSTEM


DI ORGANISASI SEKOLAH MENENGAH ATAS

ABSTRAK
Sekolah merupakan sebuah organisasi pendidikan yang
memiliki manajemen dengan kepala sekolah sebagai
pemimpin. Proses evaluasi program untuk melihat
ketercapaian program kerja sekolah akan dapat dilakukan
dengan lebih baik bila organisasi memiliki informasi yang
lengkap, akurat, dan didapat dalam waktu yang relatif singkat.
Hal tersebut dapat terwujud dengan menggunakan  Executive
Information System (EIS). Penelitian ini mengkaji model EIS
yang sesuai bagi organisasi sekolah khususnya sekolah
menengah atas (SMA). Hasil penelitian adalah sebuah model
dan purwarupa aplikasi EIS menggunakan konsep  data
warehouse dengan fitur analisis tren nilai dan analisis
ketercapaian program kerja sekolah serta. EIS in kemudian
diukur tingkat efektivitas penggunaannya di dalam organisasi
sekolah.
Kata Kunci
Executive Information System (EIS),  data warehouse,
organisasi sekolah.
1.  PENDAHULUAN
Pandangan umum tentang sekolah sebagai lembaga pendidikan
berkisar pada permasalahan yang secara fisik seperti masalah
peserta didik, tenaga didik, gedung sekolah, seragam siswa,
fasilitas belajar seperti meja, kursi, lemari, hingga buku
pelajaran. Padahal, selain hal tersebut, sekolah juga
merupakan sebuah organisasi pendidikan yang memiliki suatu
manajemen dengan kepala sekolah sebagai pemimpin, dimana
didalamnya terdapat aktivitas-aktivitas yang dilakukan secara
terstruktur oleh anggota organisasi tersebut[1].
Salah satu aktivitas yang terjadi adalah supervisi atau evaluasi
program. Data-data hasil evaluasi pembelajaran yang telah
diolah menjadi informasi berguna sebagai pendukung
kebijakan penyempurnaan program. Oleh karena itu, untuk
menghasilkan kebijakan yang tepat sasaran dibutuhkan
informasi yang akurat, lengkap, valid, dan relevan. Hal ini
dapat terwujud dengan adanya suatu  Executive Information
System (EIS) di lingkungan organisasi satuan pendidikan. 
Dalam penelitian ini, dirancang model dan purwarupa aplikasi
EIS di organisasi SMA Negeri 1 Cilegon yang diberi  nama
“Akisa System” dengan menggunakan konsep data warehouse.
2.  EIS
EIS atau Executive Information System adalah salah satu tipe
sistem informasi berbasis komputer yang ditujukan untuk
memfasilitasi kebutuhan informasi yang berkaitan dengan
tercapainya tujuan suatu organisasi bagi seorang eksekutif [3].
Dengan EIS, seorang eksekutif dapat melakukan
pengidentifikasian isu-isu strategis dan mengeksplorasi
informasi untuk menemukan akar permasalahan dari isu-isu
tersebut [4]. Penggunaan EIS didasarkan pada beberapa hal
diantaranya perbedaan tugas tanggung jawab, dan kebutuhan
informasi antara seorang eksekutif dengan bawahannya [5].
Di lingkungan organisasi sekolah, EIS dapat digunakan
sebagai penyedia informasi untuk proses evaluasi program
sekolah. Informasi-informasi yang tersedia disesuaikan dengan
kebutuhan kepala sekolah sebagai eksekutif. EIS juga
menyediakan fitur analisis tren nilai yang terjadi, analisis
ketercapaian program kerja, serta eksplorasi informasi secara
lebih rinci dengan fitur drill down. Untuk mendukung fasilitas
ini digunakan arsitektur  data warehouse yang mengandung
data historis yang dapat digunakan sebagai rekaman  bisnis
untuk rentang periode tertentu dan dapat menampung data dari
berbagai sumber yang berbeda [2]. 
Dengan EIS, kepala sekolah dapat mengetahui informasi yang
mendukung proses evaluasi program dengan lebih mudah dan
akurat sehingga diharapkan kinerja organisasi akan  lebih
efisien. 
3.  SIKLUS PENGEMBANGAN EIS
Dalam membangun EIS digunakan metode rekayasa sistem EIS
lifecycle  [6] atau Siklus EIS. Siklus ini terdiri dari beberapa
tahapan yang digambarkan dalam Gambar 1 sebagai berikut:  
Siklus ini terdiri dari enam tahapan pembangunan EIS mulai
dari analisis hingga ke perilisan. Tahapan pada siklus ini dapat
berulang hingga dihasilkan EIS yang relevan.  Berikut akan
dibahas setiap tahap yang dilakukan dalam pengembangan EIS
untuk sekolah.
3.1 Justifikasi
Tahap pertama adalah justifikasi. Dalam tahap ini dilakukan
pengidentifikasian  business case assesment  dengan teknik
wawancara kepada kepala sekolah serta studi literatur
dokumen program kerja kepala sekolah. Berdasarkan hasil
wawancara diketahui bahwa kegiatan transaksi utama  yang
terjadi di adalah: (1) Pengolahan data nilai tiap siswa, (2)
Evaluasi persentase kehadiran staf dan siswa, dan (3)
Honorarium staf. 
Dalam penelitian ini, proses bisnis dibatasi hanya  kepada
kegiatan transaksi pengolahan data nilai karena kegiatan
tersebut merupakan kegiatan yang paling vital dalam
organisasi dan merupakan salah satu indikator ketercapaian
program kerja organisasi.
3.2 Perencanaan
Pada tahap perencanaan dilakukan identifikasi infrastruktur
organisasi dengan teknik observasi. Dari hasil observasi,
terlihat infrastruktur organisasi di sekolah sampel telah
mendukung penggunaan EIS baik dari struktur kepengurusan
dengan kepala sekolah sebagai eksekutif, maupun dari sarana
dan prasarana dengan terdapatnya perangkat komputer di tiap
divisi yang terhubung dengan koneksi LAN.
3.3 Analisis Bisnis
Hasil analisis kebutuhan bisnis adalah bahwa di organisasi
sekolah sampel kebutuhan bisnis meliputi pengolahan data
nilai siswa tiap kelas, tingkat tertentu, pada tahun ajaran
tertentu, beserta profil dan keadaan siswa dan staf. Data-data
tersebut perlu diolah untuk menjadi informasi yang  berguna
bagi kepala sekolah dalam pengambilan keputusan dan
kebijakan demi penyempurnaan program. 
Langkah selanjutnya adalah menentukan CSF atau  Critical
Success Factors, yaitu indikator keberhasilan organisasi.
Indikator tersebut memiliki nilai ketercapaian program yang
disebut  Key Performance Indicator (KPI) [3]. Dari hasil
observasi dan wawancara diperoleh bahwa CSF organisasi
SMA Negeri 1 Cilegon adalah peningkatan rata-rata nilai
Ujian Nasional (UN) keseluruhan siswa sebesar 0,25 poin dari
tahun sebelumnya.
Sumber data yang digunakan meliputi data siswa, staf, kelas,
mata pelajaran, dan nilai siswa tiap tes, termasuk UN. Data
tersebut didapat dari hasil evaluasi pembelajaran siswa sehari-
hari yang dimasukkan ke dalam  database transaksi  pada
sistem informasi akademik. 
Sedangkan sumber data pihak lain (external source) yang
digunakan adalah data standar kelulusan UN dari Dinas
Pendidikan Nasional [7] dan data akreditasi sekolah menengah
dari Badan Akreditasi Nasional Sekolah atau  Madrasah (BAN
S/M) [8]. Untuk selanjutnya aplikasi EIS yang dibangun
dinamakan Akisa System.
3.4 Desain Sistem
Tahap selanjutnya adalah desain sistem. Berikut ini adalah
rancangan arsitektur Akisa System, menggunakan arsitektur
data warehouse dasar:


Gambar 2. Desain arsitektur Akisa System.

Database transaksi pada sistem informasi akademik SMANCIL
diunggah ke dalam  database repository ‘akisahouse’ dalam
proses ETL (Extract Transform Load). Begitu pula dengan
data external source. Data yang telah mengalami pembersihan
dan pengintegrasian kemudian digunakan sebagai data sumber
bagi aplikasi Akisa System.
Akisa System memiliki kebutuhan fungsional seperti  yang
dipaparkan dalam Tabel 1 berikut:
Tabel 1. Kebutuhan Fungsional Akisa System.
Fungsi  Deskripsi
Analisis
Ketercapaia
n Program 
Merupakan fungsi dari perangkat lunak
sebagai fasilitas  business intelligence
yang menyediakan analisis ketercapaian
program tahunan.
Pelaporan
Nilai UN
Merupakan fungsi yang digunakan untuk
menampilkan data nilai UN baik secara
ringkas hingga mendetail.
Pelaporan
Nilai lain
Merupakan fungsi yang digunakan untuk
menampilkan data nilai lain selain UN
(UASBN, UAS, UTS, dan harian) baik
secara ringkas hingga mendetail.
Pelaporan
Akreditasi
Merupakan fungsi yang digunakan untuk
menampilkan data akreditasi baik secara
ringkas hingga mendetail.
Pelaporan
Siswa
Merupakan fungsi yang digunakan untuk
menampilkan data persebaran siswa baik
secara ringkas hingga mendetail.
Pelaporan
Staf
Merupakan fungsi yang digunakan untuk
menampilkan data staf baik secara ringkas
hingga mendetail.
Pelaporan
Kelas
Merupakan fungsi yang digunakan untuk
menampilkan data kelas baik secara ringkas
hingga mendetail.
Pelaporan
Mata
Pelajaran
Merupakan fungsi yang digunakan untuk
menampilkan data mata pelajaran baik secara
ringkas hingga mendetail.
 Kumpulan Skripsi Pendidikan Ilkom UPI (Sidang Juli 2010)

33
(c) 2010 Pendidikan Ilmu Komputer UPI (cs.upi.edu) / CSE 082010-007

Sesuai desain arsitektur Akisa System berikut adalah desain
model  logic repository metadata dalam bentuk diagram Entity
Relationship (ERD):
tesnilai
stafmapelstaf
stafkelas
siswakelassiswa
mapelstaftes
mapelstafmapelstafkelas
mapelmapelstaf
kelassiswanilai
kelasmapelstafkelas
kelaskelassiswa
`CSF`
`ID_KPI` A10
`NIL_KPI`DC5,2
`KELAS`
`ID_KELAS` A10
`NM_KELAS`VA20
`NM_GRADE`VA5
`NM_THNAJAR`VA20
`KELASSISWA`
`ID_KELASSISWA` A10
`KET_MUTASI`VA20
`MAPEL`
`ID_MAPEL` A10
`NM_MAPEL`VA40
`MAPELSTAF`
`ID_MAPELSTAF` A10
`KODE_MAPELSTAF`VA10
`JUMLAH_JAM`A10
`MAPELSTAFKELAS`
`ID_MAPELSTAFKELAS` A10
`NILAI`
`ID_NILAI` A10
`NIL_K`DC5,2
`NIL_P`DC5,2
`NIL_A`DC5,2
`PSN_NILAI`VA50
`SISWA`
`ID_SISWA` A10
`NIS`VA10
`NM_SISWA`VA30
`GENDER_SISWA`A1
`AGAMA_SISWA`VA15
`TMPLAHIR_SISWA`VA20
`TGLLAHIR_SISWA`A10
`NM_IBU`VA30
`ANAK_KE`VA10
`DETAIL_KERJA`VA30
`KERJA_AYAH`VA30
`KERJA_IBU`VA20
`ALAMAT_ORTU`VA50
`ASAL_SEKOLAH`VA40
`JENIS_SEKOLAH`VA20
`NO_STTB`VA30
`TGL_TERIMA`A10
`DI_GRADE`VA10
`ALAMAT_SISWA`VA50
`NM_AYAH`VA40
`STATUS_BELAJAR`VA15
`SKL`
`ID_SKL` A10
`NM_SKL`VA30
`THN_AJAR`VA20
`NIL_SKL`DC5,2
`RATA_SKL`DC5,2
`TGTRATA`DC5,2
`TGTNIL`DC5,2
`STAF`
`ID_STAF` A10
`NIP`VA20
`NM_STAF`VA30
`GENDER_STAF`A1
`AGAMA_STAF`VA15
`TMPLAHIR_STAF`VA20
`TGLLAHIR_STAF`A10
`NM_GOL`VA10
`PANGKAT_STAF`VA30
`JABATAN_STAF`VA30
`IJAZAH_STAF`VA20
`JUR_STAF`VA30
`PROGRAM_STAF`VA20
`TGL_MASUK`A10
`STATUS_KERJA`VA20
`STATUS`
`ID_SKLH` A10
`NSS`VA20
`NM_SKLH`VA40
`ALMT_SKLH`VA50
`TGL_AKRE`A10
`RANK_AKRE`VA10
`NIL_AKRE`DC5,2
`STD_ISI`DC5,2
`STD_PROSES`DC5,2
`STD_KOMLUS`DC5,2
`STD_TENAGA`DC5,2
`STD_SARPRAS`DC5,2
`STD_KELOLA`DC5,2
`STD_BIAYA`DC5,2
`STD_NILAI`DC5,2
`TES`
`ID_TES` A10
`JENIS_TES`VA20
`NM_TES`VA80
`KET_TES`VA40
`TGL_TES`A10
`KKM_K`DC5,2
`KKM_P`DC5,2
`KKM_A`DC5,2
`USER`
`ID_USER` A10
`UNAME`VA20
`PASS`VA35
`USERTYPE`A10
`NM_USER`VA30
`TGLLHR_USER`A10


Gambar 3. Diagram Entity Relationship (ERD) repository
metadata Akisa System ‘Akisahouse’.

3.5 Konstruksi
Tahap selanjutnya adalah proses rekayasa dan pembangunan
sistem. Dalam tahap ini proses ETL diasumsikan terjadi di
aplikasi yang berbeda sehingga data dari  database transaksi
telah diunggah ke dalam repository.
Sistem terdiri dari modul autentikasi pengguna, analisis tren,
dan pelaporan. Desain antarmuka sistem adalah sebagai
berikut:



Gambar 4. Antarmuka login beserta informasi sekolah.




Gambar 5. Antarmuka halaman utama (dashboard).



Gambar 6. Antarmuka analisis tren.



Gambar 7. Antarmuka pelaporan. Kumpulan Skripsi Pendidikan Ilkom UPI (Sidang Juli 2010)

34
(c) 2010 Pendidikan Ilmu Komputer UPI (cs.upi.edu) / CSE 082010-007

3.6  Deployment dan Rilis
Setelah tahap konstruksi selesai, dilakukan evaluasi EIS. Pada
tahap ini dilakukan pengujian prototipe kepada eksekutif.
Eksekutif dapat memberi saran-saran untuk perbaikan.
Selanjutnya dilakukan modifikasi pada prototipe hingga
mencakup semua informasi yang dibutuhkan. 
4.  PENGUJIAN EFEKTIVITAS EIS
Setelah sistem direvisi dilakukan pengujian untuk mengetahui
efektivitas penggunaan EIS. Pengujian menggunakan
instrumen yang diisi oleh kepala sekolah dan dua orang wakil
kepala sekolah setelah mereka mengujicoba sistem. Berikut
adalah kisi-kisi instrumen penelitian efektivitas EIS:
Tabel 2. Kisi-kisi Instrumen Penelitian Efektivitas EIS.
No-
mor
item
Indikator  Skala
1 Tampilan keseluruhan sistem 1 2 3 4
2 Tampilan penyajian data 1 2 3 4
3 Format pelaporan 1 2 3 4
4 Format analisis tren nilai 1 2 3 4
5 Keakuratan informasi 1 2 3 4
6
Kelengkapan informasi per tahun
ajaran
1 2 3 4
7  Kemampuan drill down  1 2 3 4
8
Kemampuan analisis ketercapaian
target
1 2 3 4
9  Fitur external source  1 2 3 4
10 Kemudahan dalam mengakses sistem 1 2 3 4
11
Kegunaan sistem dalam kinerja kepala
sekolah
1 2 3 4

Untuk menghitung nilai efektivitas sistem pertama-tama harus
ditentukan skor ideal untuk sistem [9]

tersebut:






sehingga diperoleh skor ideal efektivitas EIS = 132 dan  skor
ideal per butir instrumen =12.    

Hasil kuesioner digambarkan pada Tabel 3.

Tabel 3. Hasil Kuesioner Efektivitas EIS.
Skor dari
responden:
No
Soal
1  2  3
Jumlah
1 4 4 4 12
2 4 3 4 11
3 4 4 4 12
Skor dari
responden:
No
Soal
1  2  3
Jumlah
4 4 4 4 12
5 4 4 4 12
6 4 3 3 10
7 4 4 4 12
8 4 4 4 12
9 4 3 3 10
10 4 4 4 12
11 4 4 4 12
Jumla
h 44 41 42 127

Dari hasil kuesioner dapat dihitung nilai efektivitas sistem 
adalah 96.21%.
Dengan demikian efektivitas EIS di organisasi sekolah sampel
secara keseluruhan adalah 96,21% dari kriteria yang
diharapkan. 
5.  KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian antara lain
adalah:
1. Model aplikasi EIS yang sesuai bagi organisasi sekolah
menengah atas adalah aplikasi dengan kebutuhan
fungsional pelaporan dan analisis nilai, analisis
ketercapaian program pelaporan dan perbandingan
akreditasi, informasi  siswa, informasi staf, informasi
kelas, dan informasi mata pelajaran.
2.  Penggunaan EIS di lingkungan SMA sudah efektif untuk
kinerja organisasi.
Berikut ini adalah saran-saran serta masukan untuk sistem ini:
1.  Satuan pendidikan perlu memiliki sistem informasi
akademik dengan  database  OLTP sebelum EIS dapat
digunakan .
2.  Kepada peneliti lain agar melakukan revisi dan
penyempurnaan pada sistem dengan menambahkan fitur
pencarian dan penyaringan (filtering) data, menambah
jenis grafik yang dapat ditampilkan, dan menambahkan
fitur eksplorasi akar permasalahan isu-isu yang terjadi
dengan lebih mudah.
3.  Setelah dilakukan revisi, hendaknya EIS diujicobakan
kembali kepada sampel yang lebih luas agar dapat
memperoleh data yang lebih akurat mengenai efektivitas
penggunaan EIS di lingkungan organisasi sekolah.
6.  REFERENSI
[1]  Fakry, Emmy dan Rosmiati, Tati. (2005).
“Kepemimpinan Pendidikan”, dalam Pengelolaan
Pendidikan. Bandung: UPI.
[2]  Inmon, William H. (2002). Building the Data Warehouse.
Canada: John Wiley & Sons, Inc.
Skor aktual   =  jumlah skor hasil kuesioner
Skor ideal     =  (skor tertinggi butir instrumen) x  
(n butir instrumen)  x  (jumlah
responden)
 Kumpulan Skripsi Pendidikan Ilkom UPI (Sidang Juli 2010)

35
(c) 2010 Pendidikan Ilmu Komputer UPI (cs.upi.edu) / CSE 082010-007

[3]  Turban, Efraim. (1995). Decision Support Systems and
Expert Systems. New Jersey: Prentice Hall.
[4]  Kelly, Floyd. (1994). Implementing an Executive
Information System. [Online]. Tersedia:
http://www.itmweb.com/essay519.htm [28 Oktober
2009].
[5]  Margianti, Eko S. dan Harmanto, Suryadi. (2004). Sistem
Informasi Manajemen : Bab 13 Sistem Informasi
Eksekutif. [Online]. Tersedia:
http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/sisteminforma
simanajemen/bab13_sistem_informasi_eksekutif.pdf [26
Oktober 2009].
[6]  LUNGU, Ion. (2005). Executive Information Systems
Development Lifecycle. [Online]. Tersedia:
http://ssrn.com/abstract=967691 atau
http://papers.ssrn.com/sol3/Delivery.cfm/SSRN_ID96769
1_code759911.pdf  [28 Oktober 2009].
[7]  Depdiknas. (2009). Departemen Pendidikan
Nasional.[Online].Tersedia: http://www.depdiknas.go.id/
[3 Februari 2010].
[8]  Badan Akreditasi Nasional Sekolah/Madrasah. (2009). 
Akreditasi SMAN 1 Cilegon. [Online]. Tersedia:
http://ban-sm.or.id/provinsi/banten/akreditasi/76812.htm
[3 Februari 2010].
[9]  Sugiyono. (2008). Metode Penelitian Pendidikan.
Bandung: Alfabeta.


0 komentar:

Post a Comment